شرکت فنی مهندسی پارسه | parseh-gilan

شرکت فنی مهندسی پارسه | parseh-gilan

هفت معیار انتخاب نرم افزار حسابداری چیست ؟ هفت معیار انتخاب نرم افزار حسابداری چیست ؟

استفاده از نرم افزار حسابداری علاوه بر سرعت در تهیه اطلاعات مالی ،این مزیت را دارد که میتواند کار حسابداری یک موسسه را با دقت و صحت و کارکنان کمتری در مقایسه با سیستم های دستی انجام دهد و بدین ترتیب ،علاوه بر صرفه جویی در وقت ،مسائل و مشکلات پرسنلی و اداری یک موسسه را نیز در مجموع تقلیل می دهد .با استفاده از نرم افزار ها در بخش های مختلف سازمان مخصوصا در بخش حسابداری ،حسابداران فرصت بیشتری نسبت به گذشته در اختیار خواهند داشت تا بجای پرداختن به عملیات وقت گیر و تکراری به تجزیه و تحلیل اثرات ناشی از وقایع مالی و پیش بینی روند وضعیت مالی موسسه و تهیه گزارش های مناسب و به موقع برای استفاده کنندگان داخلی و خارجی گزارش ها بپردازند .در گذشته سیستم های حسابداری به شکل برنامه های ساده برای جایگزین شدن فرایند ثبت دستی فعالیت ها ،تهیه تراز آزمایشی و ترازنامه و یا محاسبه حقوق بکار میرفتند ولی در حال حاضر به واسطه مواردی مثل بودجه ریزی ،تامین مالی و حسابداری بهای تمام شده ،نرم افزار حسابداری را به عنوان امری فراتر از دفترداری ساده به یک سیستم پشتیبان در تصمیمگیری تبدیل کرده است .یکی از مهم ترین نکات در نرم افزار حسابداری که اطلاعات را برای مدیران ارزشمند میسازد زمان مناسب دسترسی به اطلاعات است و به همین دلیل سازمان ها در تلاش برای جایگزینی نرم افزار حسابداری باسیستم های دستی هستند تا سرعت پالایش اطلاعات و گزارش گیری و تحلیل کمتر و در نهایت تصمیم گیری سریع تر شود .اما برای این جایگزینی می بایست معیارهایی را در نظر بگیریم تا از بیننر افزار های حسابداری انتخاب مناسبی داشته باشیم ،بر همین اساس با بررسی صورت گرفته بین بسیاری از شرکت هایی که در حال انتخاب نرم افزار حسابداری ،این شاخص ها به ۷ دسته طبقه بندی میگردد .

۱-سابقه شرکت ارائه دهنده نرم افزار حسابداری

سابقه شرکت را در سه حوزه میتوان بررسی نمود :

۱-۱ سابقه کاری شرکت

۱-۲ تجربه کاری

۱-۳ مشتریان وفادار

۱-۱ سابقه شرکت

حسابداری مفهوم پیچیده ای نیست ولی اجرای درست آن نیاز به تجربه و استنباط و درک درستی از قوانین و مقررات دارد ،در واقع به صرف اینکه قرار است یک نرم افزار ارائه شود نمیتوان بهدانش فناوری اطلاعات سازمان اکتفا نمود .در واقع یک شرکت ارائه دهنده نرم افزار حسابداری میبایست دو رکن فناوری اطلاعات و حسابداری را در کنار یکدیگر داشته باشد تا مشخص شود صرفا نرم افزار را از دیدگاه فناوری اطلاعات طراحی نموده هاست و یا اینکه با داشتن نگاه مالی نرم افزار طراحی شدهاست در ضمن سابقه شرکت قدمت نرم افزار و برطرف شدن چالش های آن را نیز مشخص می سازد .

۱-۲ تجربه کاری

از طرفی قدمت و سابقه سازمان مشخص مینماید شرکت ارائه دهنده در چه صنایع مشابه و حتی غیر مشابه کار کرده است ،سوابق کاری شرکت ارائه دهنده نرم افزار در حوزه های مشابه بسیار اهمیت دارد به این دلیل که مشخص میگردد چه راه حلی برای چالش های مشابه در صنعت ارائه کرده است ولی این به معنای عدم توجه به سوابق در صنایع غیر مشابه نیست زیرا میتواند به ارائه راه حل های جدید در سازمان برگرفته از صنایع دیگر کمک کند .

۱-۳ مشتریان وفادار

تعداد مشتریانی که در طولانی مدت با شرکت ارائه دهنده نرم افزار کار میکنند نشان دهنده تعهد و خدمات مناسبی است که رائه میشود فدر واقع مشتریان در سال های اول تنها نیازمندی های اولیه خود را دریافت میکنند ولی در طول زمان با مواجه با نیازهای جدید است که مشخص میشود که این نرم افزار توانمندی برطرف کردن نیازها را دارد .

۲- تطابق با استاندارد ها ،قوانین و مقررات و شرایط مشتریان

سازمان ها میباست در چارچوب قوانین و مقررات حاکم کشور فعالیت نمایند و به همین دلیل نرم افزار حسابداری که وظیفه پاسخگویی به ذینفعان داخلی و قانونی را دارد نیز میبایست این قوانین را رعایت نماید و شیوه گزارشگیری به مراجع قانونی نیز بر اساس استاندارد های تدوین شده انجام گیرد ولی گاهی به دلیل اینکه مدیران مالی سازمان ها به شدت درگیر اجرای دستورالعمل ها و کنترل های داخلی هستند از فرایند استاندارد سازی دور میشوند و این در حالی است که مجموعه قوانینی در حال تغییر بوده وفرایند های مختلفی مثل شیوه کدینگ ،شیوه ارائه صورت های مالی و گزارشگیری مالی ،نحوه محاسبه حقوق و دستمزد ،محاسبه مالیات و نحوه ارائه گزارش های فرا سازمانی در حال تغییر است .یک از وظایف اصلی نرم افزار های حسابداری اجرای درست قوانین و مقررات است و یک از وظایف سازمانن ارائه دهنده نرم افزار رصد قوانین و مقررات و اعمال تغییرات به لحظه در سیستم است ،در عین حال نرم افزار حسابداری باید به شیوه ای طراحی شده که امکان تغییرات مطابق نیاز متری را داشته باشد در واقع کدینگ و الگوی سند طوری طراحی شود که پارمتریک و قابلیت انطباق با شرایط مشتری را داشته باشد .

۳- بستر یکپارچه جهت تبدیل عملیات به سند حسابداری

حسابداری مکانیزه نه به معنی ثبت سند حسابداری در یک نرم افزار است بلکه به معنی صدور مکانیزه از بستر عملیات است بطوریکه همزمان با ثبت عملیات در سایر حوزه های عملیاتی ،تشخیص خودکار حساب های مربوطه انجام شود . ثبت هر سند حسابداری بر اساس هر یک از رخداد های عملیاتی و به تبع آن در گزارش دفاتر روزنامه و دفاتر کل قابل رویت است .در نرم افزار های قدیم موضوع حسابداری مکانیزه تنها منجر به ذخیره سازی اسناد  در یک بستر نرم افزار میگردید و گزارش گیری را سهل تر میکرد ولی صحت اطلاعات وارد شده به ثبت کننده اطلاعات بستگی داشت ،در نرم افزار های نوین بارویکرد حسابداری عملیاتی حسابداری آنچه راروئت میکند که عملیات ثبت کرده باشد و با تغییرات عملیات ،حسابداری نیز تغییر مینماید و گزارش های به لحظه ای بدون هیچ گونه مغایرت از هر دو سیستم میتوان استخراج نمود .

۴-چرخه کامل حسابداری

یک نرم افزار حسابداری میبایست چرخه کاملی از عملیات حسابداری شامل اندازه گیری ،ثبت ،طبقه بندی و تلخیص را به طور کامل انجام دهد ،این عملیات بدون هر گونه عملیات جانبی میبایست در سیستم انجام شود و کلیه عملیات شامل ثبت دفاتر روزنامه و کل ،تهیه تراز آزمایشی ،تهیه صورت های مالی ،حسابداری ارزی و ریالی ،مغایریت بانکی ،تعدیل حساب ها ،حسابداری هلدینگ و پیمانکاری را پوشش دهد .

۵- توسعه و ارتقا همراه با فناوری های نوین

سرعت تغییر تکنولوژی بسیار سریع است و این منجر به کوتاه شدن عمر تکنولوژی های نرم افزار میگردد و در صورتی که شرکت ارائه دهنده نرم افزار همگام به تغییرات تکنولوژی بروز رسانی انجام ندهد عمر استفاده از نرم افزار نیز کوتاه میشود ،شرکت ارائه دهنده میبایست با رصد تغییرات تکنولوژی های نوین را برای استفاده مطلوب سازمان در اختیار قرار دهد در واقع ده سال اینده سازمان را نیز پوشش دهد .

۶-گواهی نامه از مراجع ذیصلاح داخلی و بین المللی

کسب گواهینامه از مراجع ذیصلاح یکی از پارمترهای کلیدی است این مراجع بر اساس پارامتر های تدوین شده در حوزه های مختلفی از نقطه نظر عملیاتی و فنی امکان ارزیابی و مقایسه محصولات را با توجه به مدل مقایسه ای استاندارد مورد ارزیابی قرار میدهند .

۷-توسعه و بروزرسانی نرم افزار ،پشتیبانی ،آموزش

 

برچسب‌ها: